Panduan Status Complaint - Sistem Wargaku

Penjelasan Lengkap Setiap Status dalam Siklus Complaint

📋 Daftar Isi

Pengenalan
Status Utama Complaint
Status Aksi (Action Status)
Diagram Transisi Status
Tabel Referensi Cepat

🎯 Pengenalan

Sistem Wargaku menggunakan status untuk melacak perjalanan setiap complaint dari pengajuan hingga penyelesaian. Ada dua jenis status:

Status Utama - Status umum complaint
Status Aksi - Status khusus untuk complaint yang perlu tindakan

📊 Status Utama Complaint

Tabel Status Lengkap

Status Database	Label Indonesia	Warna	Arti	Durasi Estimasi
`pending`	Menunggu Diskusi	🟡 Warning	Complaint baru diajukan, menunggu review admin	1-2 hari
`in_discussion`	Dalam Diskusi	🔵 Info	Sedang/sudah dibahas di rapat atau sedang dikerjakan	1-30 hari
`postponed`	Ditunda	⚫ Secondary	Ditunda untuk pembahasan di rapat berikutnya	7-14 hari
`resolved`	Terselesaikan	🔵 Primary	Sudah selesai dikerjakan, menunggu closing	1-2 hari
`closed`	Ditutup	🟢 Success	Complaint selesai dan ditutup	- (Final)
`rejected`	Ditolak	🔴 Danger	Complaint ditolak dengan alasan	- (Final)

Detail Setiap Status

1. Menunggu Diskusi (pending)

Kapan: Complaint baru diajukan

Arti:

Complaint masuk ke sistem
Menunggu review dari admin
Belum ada tindakan apapun

Yang Bisa Dilakukan:

✅ Warga bisa edit complaint (jika internal)
✅ Admin bisa review dan validasi
✅ Admin bisa reject atau add to meeting

Next Status:

→ in_discussion (jika ada meeting atau urgent)
→ rejected (jika ditolak admin)

Notifikasi:

Pelapor: Complaint berhasil diajukan
Admin: Ada complaint baru perlu review

2. Dalam Diskusi (in_discussion)

Kapan:

Complaint sedang dibahas di rapat, ATAU
Complaint sedang dikerjakan (ada task aktif)

Arti:

Ada proses aktif untuk complaint ini
Bisa sedang dibahas pengurus
Bisa sedang dikerjakan petugas

Yang Bisa Dilakukan:

✅ Admin bisa update discussion notes
✅ Admin bisa set decision (jika di rapat)
✅ PIC bisa update progress (jika ada task)

Next Status:

→ resolved (jika decision: resolved atau task completed)
→ postponed (jika decision: postponed)
→ rejected (jika decision: rejected)

Notifikasi:

Pelapor: Complaint sedang diproses

3. Ditunda (postponed)

Kapan: Complaint dibahas di rapat tapi ditunda

Arti:

Sudah dibahas tapi belum ada keputusan final
Perlu informasi tambahan
Menunggu budget/approval
Akan dibahas di rapat berikutnya

Yang Bisa Dilakukan:

✅ Admin bisa add ke rapat berikutnya
✅ Pelapor bisa memberikan info tambahan
✅ Admin bisa update notes

Next Status:

→ in_discussion (masuk rapat lagi)
→ rejected (jika akhirnya ditolak)

Notifikasi:

Pelapor: Complaint ditunda, dengan alasan

4. Terselesaikan (resolved)

Kapan:

Task sudah completed, ATAU
Decision rapat: resolved dan task selesai

Arti:

Pekerjaan sudah selesai
Menunggu verifikasi admin
Belum ditutup secara resmi

Yang Bisa Dilakukan:

✅ Admin bisa verify hasil
✅ Admin bisa close complaint
✅ Admin bisa reject dan minta revisi

Next Status:

→ closed (jika admin approve dan close)
→ in_discussion (jika perlu revisi)

Notifikasi:

Pelapor: Complaint sudah selesai dikerjakan
Admin: Perlu verifikasi

5. Ditutup (closed)

Kapan: Admin menutup complaint yang sudah resolved

Arti:

Complaint selesai secara resmi
Tidak ada tindakan lagi
Status final

Yang Bisa Dilakukan:

✅ View history lengkap
✅ Download report
✅ Admin bisa re-open (jika ada masalah)

Next Status:

Tidak ada (Final)

Notifikasi:

Pelapor: Complaint ditutup, dengan summary

6. Ditolak (rejected)

Kapan:

Admin reject saat review, ATAU
Decision rapat: rejected

Arti:

Complaint tidak akan ditindaklanjuti
Ada alasan penolakan
Status final

Alasan Umum:

Bukan kewenangan pengurus
Data tidak lengkap/tidak valid
Duplikat dengan complaint lain
Tidak sesuai ketentuan

Yang Bisa Dilakukan:

✅ View alasan penolakan
✅ Buat complaint baru (jika perlu)

Next Status:

Tidak ada (Final)

Notifikasi:

Pelapor: Complaint ditolak, dengan alasan

⚡ Status Aksi (Action Status)

Untuk complaint dengan needs_action = true

Tabel Action Status

Status Database	Label Indonesia	Warna	Arti
`not_assigned`	Belum Ditugaskan	⚪ Secondary	Perlu tindakan tapi belum ada task
`assigned`	Sudah Ditugaskan	🔵 Info	Sudah ada task, belum dimulai
`in_progress`	Sedang Dalam Pengerjaan	🟡 Primary	Task sedang dikerjakan PIC
`completed`	Terselesaikan	🟢 Success	Task sudah selesai
`cancelled`	Dibatalkan	🔴 Danger	Task dibatalkan

Detail Action Status

1. Belum Ditugaskan (not_assigned)

Kapan:

Complaint masuk "Complaint Actions"
Belum ada task dibuat

Tampil Di: Complaint Actions page

Next: Admin create task → assigned

2. Sudah Ditugaskan (assigned)

Kapan: Task sudah dibuat dan assigned ke PIC

Tampil Di:

Complaint Actions (sampai task dimulai)
My Tasks (PIC)

Next: PIC start task → in_progress

3. Sedang Dalam Pengerjaan (in_progress)

Kapan: PIC sudah start task

Tampil Di: My Tasks (PIC)

Aktivitas:

PIC upload progress
PIC update notes
PIC upload evidence

Next: PIC complete task → completed

4. Terselesaikan (completed)

Kapan: PIC mark task as completed

Tampil Di: Task history

Next: Admin verify → Complaint closed

5. Dibatalkan (cancelled)

Kapan: Admin cancel task

Tampil Di: Task history

Next: Complaint kembali ke Complaint Actions (not_assigned)

🔄 Diagram Transisi Status

Diagram Transisi Status

Diagram menunjukkan semua kemungkinan transisi antar status

Transisi Status - Jalur Normal

Menunggu Diskusi (pending)
        ↓
    [Admin add to meeting]
        ↓
Dalam Diskusi (in_discussion)
        ↓
    [Meeting decision]
        ↓
    ┌───┴────┬─────────┐
    ↓        ↓         ↓
Terselesaikan  Ditunda  Ditolak
(resolved)  (postponed) (rejected)
    ↓          ↓         ↓
    ↓      [Loop back]  [END]
    ↓
[Admin close]
    ↓
Ditutup (closed)
    ↓
  [END]

Transisi Status - Jalur Urgent

Menunggu Diskusi (pending)
        ↓
  [Admin mark urgent]
        ↓
Perlu Tindakan (needs_action=true)
        ↓
  [Create task]
        ↓
Dalam Diskusi (in_discussion)
        ↓
  [Task completed]
        ↓
Terselesaikan (resolved)
        ↓
  [Admin close]
        ↓
Ditutup (closed)
        ↓
  [END]

📋 Tabel Referensi Cepat

Status vs Warna Badge

Status	Badge	Hex Color	Bootstrap Class
Menunggu Diskusi	🟡	`#FFC107`	`bg-soft-warning`
Dalam Diskusi	🔵	`#0DCAF0`	`bg-soft-info`
Ditunda	⚫	`#6C757D`	`bg-soft-secondary`
Perlu Tindakan	🔴	`#DC3545`	`bg-soft-danger`
Sedang Dalam Pengerjaan	🔵	`#0D6EFD`	`bg-soft-primary`
Terselesaikan	🔵	`#0D6EFD`	`bg-soft-primary`
Ditutup	🟢	`#198754`	`bg-soft-success`
Ditolak	🔴	`#DC3545`	`bg-soft-danger`

Status vs Permissions

Status	Warga Bisa	Admin Bisa	PIC Bisa
Menunggu Diskusi	Edit complaint	Review, Add to meeting, Reject	-
Dalam Diskusi	View	Update notes, Set decision	Update progress (jika ada task)
Ditunda	View, Add info	Add to next meeting	-
Perlu Tindakan	View	Create task, Set priority	-
Sedang Dalam Pengerjaan	View	Monitor	Upload progress, Complete
Terselesaikan	View	Verify, Close	-
Ditutup	View history	Re-open (jika perlu)	-
Ditolak	View alasan	-	-

Status vs Notifikasi

Status	Notifikasi ke Pelapor	Notifikasi ke Admin	Notifikasi ke PIC
Menunggu Diskusi	"Complaint berhasil diajukan"	"Ada complaint baru"	-
Dalam Diskusi	"Complaint sedang diproses"	-	"Task assigned" (jika ada)
Ditunda	"Complaint ditunda" + alasan	-	-
Perlu Tindakan	"Complaint akan segera ditindaklanjuti"	"Perlu create task"	-
Sedang Dalam Pengerjaan	"Complaint sedang dikerjakan"	-	-
Terselesaikan	"Complaint sudah selesai"	"Perlu verifikasi"	-
Ditutup	"Complaint ditutup" + summary	-	-
Ditolak	"Complaint ditolak" + alasan	-	-

🔍 Cara Cek Status

Untuk Warga (Internal)

Login ke sistem
Menu "My Complaints"
Lihat kolom "Status"
Klik detail untuk info lengkap

Untuk Public

Buka /lapor/{ticket-number}
Lihat status di halaman tracking
Status update via SMS/Email

Untuk Admin

Menu "Complaints" (semua complaint)
Filter by status
Lihat detail + history lengkap

Untuk PIC

Menu "My Tasks"
Lihat status task
Lihat complaint items dalam task

📚 Dokumen Terkait

Dokumen	Link
Siklus Lengkap Complaint	complaint-complete-cycle
Panduan Pengajuan	complaint-submission-guide
Workflow Actions	complaint-action-workflow
Panduan Meeting	meeting-guide
Panduan Task	task-guide

Terakhir diupdate: 1 Desember 2024
Versi: 2.0
Penulis: Tim Pengembang Wargaku

Special Guides

Flows

General

Menus

Panduan Status Complaint - Sistem Wargaku

📋 Daftar Isi

🎯 Pengenalan

📊 Status Utama Complaint

Tabel Status Lengkap

Detail Setiap Status

1. Menunggu Diskusi (pending)

2. Dalam Diskusi (in_discussion)

3. Ditunda (postponed)

4. Terselesaikan (resolved)

5. Ditutup (closed)

6. Ditolak (rejected)

⚡ Status Aksi (Action Status)

Tabel Action Status

Detail Action Status

1. Belum Ditugaskan (not_assigned)

2. Sudah Ditugaskan (assigned)

3. Sedang Dalam Pengerjaan (in_progress)

4. Terselesaikan (completed)

5. Dibatalkan (cancelled)

🔄 Diagram Transisi Status

Transisi Status - Jalur Normal

Transisi Status - Jalur Urgent

📋 Tabel Referensi Cepat

Status vs Warna Badge

Status vs Permissions

Status vs Notifikasi

🔍 Cara Cek Status

Untuk Warga (Internal)

Untuk Public

Untuk Admin

Untuk PIC

📚 Dokumen Terkait