Panduan Pengelolaan Tugas (Task Management) - Sistem Wargaku

Panduan Lengkap untuk Pengelolaan dan Pengerjaan Tugas

📋 Daftar Isi

  1. Pengenalan
  2. Membuat Tugas (Task)
  3. Mengelola Tugas
  4. Mengerjakan Tugas
  5. Melacak Progress
  6. Menyelesaikan Tugas
  7. Tugas Saya (My Tasks)
  8. Tips & Best Practices

🎯 Pengenalan

Apa itu Task?

Task (Tugas) adalah penugasan untuk menindaklanjuti complaint yang sudah disetujui. Setiap task bisa berisi satu atau beberapa complaint yang akan dikerjakan bersama.

Kapan Task Dibuat?

Task dibuat setelah:

  1. Complaint dibahas di rapat dengan keputusan RESOLVED
  2. Complaint urgent yang perlu tindakan langsung
  3. Complaint masuk ke "Complaint Actions"

Siapa yang Terlibat?

  • Admin/Pengurus: Membuat dan mengelola task
  • PIC (Penanggung Jawab): Mengerjakan task
  • Pelapor: Menerima update progress

📝 Membuat Tugas (Task)

A. Dari Complaint Actions

Akses: Menu "Complaint Actions"

Langkah-langkah:

  1. Pilih Complaints

    • Centang complaint yang akan dijadikan task
    • Bisa pilih multiple complaints (untuk task gabungan)
    • Pastikan complaint sejenis/lokasi sama

  2. Klik "Create Task"

  3. Isi Form Task:

    Judul Task: "Perbaikan Lampu Jalan Blok A & B"

Deskripsi:
- Perbaikan 5 lampu jalan di Blok A
- Perbaikan 3 lampu jalan di Blok B
- Total 8 titik lampu

Prioritas: Medium (otomatis dari complaint)

Assign PIC: Pilih petugas (Pak Budi - Tim Listrik)

Target Selesai: 15 Desember 2024

Estimasi Budget: Rp 2.000.000

  4. Submit

System Update:

task.status = 'pending'
task.assigned_to = pic_id

Untuk setiap complaint:
complaint.action_status = 'assigned'

Notifikasi:

  • PIC: Email + Notifikasi in-app
  • Pelapor: Update status complaint

B. Prioritas Task

Task mewarisi prioritas dari complaint:

Prioritas Warna Target Waktu Contoh
🟢 EASY Hijau 1-2 hari Ganti lampu, bersihkan sampah
🟡 MEDIUM Kuning 3-7 hari Perbaikan jalan kecil, cat pagar
🔴 HARD Merah 7-30 hari Renovasi fasilitas, pembangunan

🔧 Mengelola Tugas

A. Melihat Semua Task

Akses: Menu "Tasks"

Filter:

  • Status: Pending, In Progress, Completed, Cancelled
  • Prioritas: Easy, Medium, Hard
  • PIC: Filter berdasarkan penanggung jawab
  • Tanggal: Range tanggal pembuatan

Tampilan:

# Judul PIC Prioritas Status Complaints Target Aksi
1 Perbaikan Lampu Pak Budi 🟡 Medium In Progress 3 items 15 Des [Detail]

B. Detail Task

Informasi yang Ditampilkan:

  1. Info Task

    • Judul & deskripsi
    • Status & prioritas
    • PIC & tanggal
    • Budget (jika ada)

  2. List Complaints

    • Tiket number
    • Judul complaint
    • Pelapor
    • Lokasi
    • Status per item
    • Evidence per item

  3. Timeline

    • Kapan task dibuat
    • Kapan dimulai
    • Update progress
    • Kapan selesai

  4. Bukti Pengerjaan

    • Foto before
    • Foto progress
    • Foto after
    • Catatan

C. Assign/Reassign PIC

Jika perlu ganti PIC:

  1. Buka detail task
  2. Klik "Reassign PIC"
  3. Pilih PIC baru
  4. Isi alasan (opsional)
  5. Submit

Notifikasi:

  • PIC lama: Task sudah di-reassign
  • PIC baru: Task baru assigned ke Anda

👷 Mengerjakan Tugas

A. Akses My Tasks

Untuk PIC: Menu "My Tasks"

Tampilan:

  • Task yang assigned ke saya
  • Filter by status
  • Sort by priority/deadline

B. Mulai Mengerjakan

Langkah:

  1. Buka Detail Task

    • Lihat semua complaint yang harus dikerjakan
    • Cek lokasi & detail

  2. Klik "Start Task"

    task.status = 'pending' → 'in_progress'
task.started_at = now()

Untuk semua complaint:
complaint.action_status = 'in_progress'

  3. Notifikasi:

    • Admin: Task sudah dimulai
    • Pelapor: Complaint sedang dikerjakan

C. Update Progress

Selama Pengerjaan:

  1. Upload Foto Progress

    • Foto kondisi awal (before)
    • Foto saat pengerjaan (progress)
    • Foto hasil (after)
    • Max 5 foto per complaint item

  2. Update Notes

    Contoh:
"Sudah selesai 3 dari 8 titik lampu.
Kendala: Lampu untuk titik 4-5 belum tersedia,
menunggu pembelian."

  3. Set Status per Complaint

    • ⏳ Pending: Belum dikerjakan
    • 🔄 In Progress: Sedang dikerjakan
    • ✅ Completed: Sudah selesai
    • ❌ Cancelled: Dibatalkan

  4. Upload Evidence

    • Bukti pembelian material
    • Foto hasil pekerjaan
    • Dokumen pendukung

📊 Melacak Progress

A. Progress Tracking

Otomatis Terhitung:

Progress = (Jumlah Complaint Completed / Total Complaints) × 100%

Contoh:
Task dengan 8 complaints:
- 5 completed
- 2 in progress
- 1 pending

Progress = (5/8) × 100% = 62.5%

Indikator:

  • 🔴 0-30%: Baru mulai
  • 🟡 31-70%: Sedang berjalan
  • 🟢 71-99%: Hampir selesai
  • ✅ 100%: Selesai

B. Timeline & History

Tercatat Otomatis:

  • Kapan task dibuat
  • Kapan task dimulai
  • Setiap update status
  • Setiap upload evidence
  • Kapan task selesai

Bisa Dilihat:

  • Admin: Semua timeline
  • PIC: Timeline task mereka
  • Pelapor: Timeline complaint mereka

✅ Menyelesaikan Tugas

A. Complete Task

Syarat:

  • ✓ Semua complaint item sudah completed
  • ✓ Sudah upload evidence/foto hasil
  • ✓ Notes sudah lengkap

Langkah:

  1. Review Semua Item

    • Pastikan semua sudah selesai
    • Cek foto evidence
    • Cek notes

  2. Klik "Mark as Complete"

  3. Isi Completion Notes

    Contoh:
"Semua 8 titik lampu sudah diperbaiki.
Total biaya: Rp 1.800.000
Sisa budget: Rp 200.000
Pekerjaan selesai sesuai target."

  4. Submit

System Update:

task.status = 'completed'
task.completed_at = now()

Untuk semua complaint:
complaint.action_status = 'completed'
complaint.status = 'resolved'
complaint.needs_action = false

Notifikasi:

  • Admin: Task selesai, perlu verifikasi
  • Pelapor: Complaint sudah selesai dikerjakan

B. Verifikasi oleh Admin

Admin Review:

  1. Cek Hasil Pekerjaan

    • Lihat foto evidence
    • Baca completion notes
    • Confirm dengan pelapor (jika perlu)

  2. Approve atau Reject

    Jika Approve:

    task.verified = true
task.verified_by = admin_id
task.verified_at = now()

→ Complaint bisa di-close

    Jika Reject:

    task.status = 'completed' → 'in_progress'

+ Catatan revisi untuk PIC
→ PIC perbaiki dan complete lagi

C. Cancel Task

Jika task perlu dibatalkan:

Admin:

  1. Buka detail task
  2. Klik "Cancel Task"
  3. Isi alasan pembatalan
  4. Confirm

System Update:

task.status = 'cancelled'
task.cancelled_at = now()
task.cancelled_by = admin_id

Untuk semua complaint:
complaint.action_status = 'not_assigned'
→ Kembali ke Complaint Actions

👤 Tugas Saya (My Tasks)

A. Untuk PIC

Akses: Menu "My Tasks"

Fitur:

  • ✅ Lihat semua task yang assigned ke saya
  • ✅ Filter by status (Pending, In Progress, Completed)
  • ✅ Sort by priority/deadline
  • ✅ Quick action: Start, Update, Complete
  • ✅ Upload evidence langsung

Dashboard:

📊 Statistik Saya:
- Total Tasks: 12
- In Progress: 3
- Completed: 8
- Pending: 1

⚠️ Overdue: 1 task
🎯 Due Today: 2 tasks

B. Notifikasi

PIC Menerima Notifikasi:

  • 📧 Task baru assigned
  • ⏰ Reminder deadline (H-3, H-1)
  • ⚠️ Task overdue
  • ✅ Task approved/rejected

💡 Tips & Best Practices

1. Untuk Admin (Pembuat Task)

DO: ✅ Group complaint sejenis dalam satu task

  • Contoh: Semua perbaikan lampu jalan → 1 task
  • Efisien untuk PIC

✅ Pilih PIC yang tepat

  • Sesuai keahlian
  • Pertimbangkan workload
  • Cek availability

✅ Set deadline realistis

  • Pertimbangkan prioritas
  • Cek kompleksitas
  • Tambah buffer waktu

✅ Sertakan detail lengkap

  • Deskripsi jelas
  • Lokasi spesifik
  • Budget (jika ada)

DON'T: ❌ Gabung complaint yang tidak related ❌ Set deadline terlalu ketat ❌ Assign terlalu banyak task ke 1 PIC ❌ Lupa inform PIC secara langsung

2. Untuk PIC (Pelaksana)

DO: ✅ Start task segera setelah assigned ✅ Update progress rutin (minimal 2x seminggu) ✅ Upload foto di setiap tahap (before, progress, after) ✅ Komunikasi jika ada kendala ✅ Finish sebelum deadline

DON'T: ❌ Menunda start task ❌ Tidak update progress ❌ Tidak upload bukti ❌ Diam saja jika ada masalah ❌ Complete task tanpa evidence

3. Dokumentasi yang Baik

Foto Evidence:

  • 📸 Jelas dan fokus
  • 📸 Tunjukkan kondisi before & after
  • 📸 Include lokasi/context
  • 📸 Timestamp otomatis tercatat

Notes:

  • 📝 Ringkas tapi informatif
  • 📝 Mention kendala jika ada
  • 📝 Sertakan angka/data (biaya, jumlah, dll)
  • 📝 Update rutin

4. Handling Kendala

Jika Ada Masalah:

  1. Catat di Notes

    "Kendala: Material lampu tidak tersedia di toko.
Sudah order, estimasi datang 3 hari."

  2. Inform Admin

    • Via chat/WA
    • Update di sistem
    • Minta perpanjangan deadline jika perlu

  3. Solusi Alternatif

    • Diskusikan dengan admin
    • Adjust scope jika perlu
    • Re-schedule jika critical

5. Quality Check

Sebelum Complete Task:

Checklist:

  • Semua complaint items selesai?
  • Foto evidence lengkap?
  • Notes sudah detail?
  • Budget sesuai estimasi?
  • Hasil sesuai ekspektasi?
  • Pelapor sudah dikonfirmasi?

Jika semua ✓ → Baru complete task

🔄 Workflow Task Lengkap

1. PEMBUATAN
   Admin → Create Task → Assign PIC
   ↓
2. NOTIFIKASI
   PIC menerima notifikasi
   ↓
3. START
   PIC → Start Task → Status: In Progress
   ↓
4. PENGERJAAN
   PIC → Upload progress → Update notes
   ↓
5. COMPLETE
   PIC → Mark as Complete → Upload evidence
   ↓
6. VERIFIKASI
   Admin → Review → Approve/Reject
   ↓
7. SELESAI
   Task Completed → Complaint Resolved

📞 Troubleshooting

Q: Tidak bisa start task?

A: Cek:

  • Apakah task sudah assigned ke Anda?
  • Apakah status masih pending?
  • Refresh page dan coba lagi

Q: Tidak bisa complete task?

A: Pastikan:

  • Semua complaint items sudah completed
  • Sudah upload minimal 1 foto evidence
  • Notes sudah diisi
  • Anda adalah PIC yang assigned

Q: Task di-reject admin, apa yang harus dilakukan?

A:

  1. Baca catatan reject dari admin
  2. Perbaiki sesuai catatan
  3. Upload evidence tambahan jika perlu
  4. Complete lagi

Q: Deadline sudah lewat, bagaimana?

A:

  1. Inform admin segera
  2. Jelaskan alasan keterlambatan
  3. Minta perpanjangan deadline
  4. Selesaikan secepat mungkin

Q: Material/budget tidak cukup?

A:

  1. Stop pekerjaan
  2. Inform admin dengan detail
  3. Tunggu approval budget tambahan
  4. Jangan lanjut tanpa approval

📚 Dokumen Terkait

Terakhir diupdate: 1 Desember 2024
Versi: 1.0
Penulis: Tim Pengembang Wargaku

© 2026 Wargaku System. Membantu komunitas tumbuh bersama.